Warum professionelle E-Mail-Archivierung heute unverzichtbar ist
Unternehmen erzeugen täglich große Mengen geschäftsrelevanter E-Mails – darunter Verträge, Abstimmungen, Angebote oder Dokumentationen.
Viele dieser Informationen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, müssen revisionssicher gesichert werden und jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Ohne strukturiertes Archivierungskonzept riskieren Unternehmen Compliance-Verstöße, Datenverluste und ineffiziente Workflows.
Eine professionelle E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass geschäftskritische Kommunikation dauerhaft, unverändert und gesetzeskonform verfügbar bleibt – und entlastet gleichzeitig die operative IT.
Was bedeutet E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung bezeichnet den technischen und organisatorischen Prozess, E-Mails langfristig, manipulationssicher und vollständig aufzubewahren. Ziel ist es, sowohl gesetzliche Vorgaben (z. B. GoBD, HGB, AO, Datenschutzrichtlinien) einzuhalten als auch die geschäftliche Kommunikation strukturiert und durchsuchbar zu halten.
Archivierung ist kein Backup – sie dient der revisionssicheren Dokumentation geschäftlicher Vorgänge.
„Nur wer Daten manipulationssicher und nachvollziehbar archiviert,
kann Compliance-Anforderungen nachhaltig erfüllen.“
Warum ist E-Mail-Archivierung für Unternehmen so wichtig?
1. Gesetzliche Anforderungen
Unternehmen müssen E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt bis zu zehn Jahre aufbewahren.
2. Schutz vor Datenverlust
Hardwarefehler, versehentliches Löschen oder Migrationen können zu dauerhaften Verlusten führen.
3. Effizienzsteigerung in der IT
Archivierung reduziert Postfachgrößen, entlastet Server und senkt Betriebskosten.
4. Beweis- und Rechtssicherheit
Originalgetreue E-Mail-Aufbewahrung minimiert Risiken bei Streitfällen oder Audits.
5. Schnelle Recherche und Wiederherstellung
Eine leistungsfähige Volltextsuche ermöglicht den schnellen Zugriff auf historische Kommunikation.
Welche Mehrwerte eine professionelle E-Mail-Archivierung bietet
-
Revisionssichere Speicherung nach GoBD und BSI-Standards
-
Langfristige Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen und Audits
-
Automatisierte Aufbewahrungsfristen und nachvollziehbare Protokollierung
-
Entlastung der Produktivsysteme und Exchange-/M365-Umgebungen
-
Optimierte Wiederherstellung im Fall menschlicher Fehler
-
Schnellere Suchprozesse über alle historischen E-Mails
-
Stabilere Performance durch reduzierte Postfachgrößen
Archivierungsarten – Welche Optionen gibt es?
1. Journaling-basierte Archivierung
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch in ein unveränderbares Archiv übertragen.
Vorteil: 100 % Vollständigkeit, besonders für Compliance relevant.
2. Postfachbasierte Archivierung
E-Mails werden in definierten Intervallen in das Archiv überführt.
Vorteil: Flexibel und ressourcenschonend.
3. Cloud-Archivierung (z. B. für Microsoft 365)
Sichere Auslagerung der Archivierung in zertifizierte Cloud-Umgebungen.
Vorteil: Skalierbar, geringerer Infrastrukturaufwand.
4. On-Premises-Archivierung
Das Archiv wird innerhalb der eigenen IT betrieben.
Vorteil: Maximale Kontrolle & Datenhoheit.
Best Practices nach BSI und GoBD
-
Veränderungssichere Speicherung (WORM-Konzepte, lückenlose Protokollierung)
-
Automatisierte Klassifizierung & Aufbewahrungsfristen
-
Dokumentierte Archivierungsprozesse
-
Verschlüsselung & Zugriffsschutz
-
Regelmäßige Integritätsprüfungen
-
Trennung von Backup und Archivierung
-
Testierte Archivierungslösungen
Das BSI empfiehlt, Archivsysteme so auszulegen, dass keine nachträgliche Manipulation möglich ist und alle Zugriffe nachvollziehbar bleiben.
Ihr Vorteil: E-Mail-Archivierung von Rühlig
Wir unterstützen Unternehmen dabei, eine leistungsfähige, rechtssichere Archivierungsstrategie umzusetzen:
Unsere Leistungen:
-
Analyse der bestehenden E-Mail-Infrastruktur
-
Implementierung revisionssicherer Archivierungslösungen
-
GoBD- und BSI-konforme Konfiguration
-
Integration in Microsoft 365, Exchange, lokale und hybride Umgebungen
-
Einrichtung automatisierter Aufbewahrungsrichtlinien
-
Schulung und Dokumentation für Administratoren & Anwender
-
Laufende Betreuung, Monitoring und Wartung
Mit Rühlig erhalten Sie eine zukunftssichere Archivierungsstrategie, die Compliance, Verfügbarkeit und Performance gleichermaßen gewährleistet.
EIN UNVERBINDLICHES ERSTGESPRÄCH
Interesse an einer rechtskonformen und effizienten E-Mail-Archivierung?
Für eine individuelle Beratung zu revisionssicheren Archivierungskonzepten, GoBD-konformer Aufbewahrung, BSI-Empfehlungen und technischen Integrationsmöglichkeiten (z. B. Microsoft 365, Exchange, Hybrid-Umgebungen) stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gemeinsam entwickeln wir eine Archivierungsstrategie, die gesetzliche Anforderungen erfüllt, Datenintegrität sicherstellt und Ihre IT nachhaltig entlastet.
Kontaktieren Sie uns noch heute – und sorgen Sie dafür, dass geschäftskritische E-Mails dauerhaft verfügbar bleiben, Compliance-Risiken minimiert werden und Ihre Unternehmenskommunikation jederzeit nachvollziehbar und geschützt ist.
MATTHIAS HENTSCHEL
IT-Leiter
0173 5712512
hentschel@ruehlig.com
FAQ – Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Ist Archivierung das Gleiche wie ein Backup?
Nein. Archivierung dient der revisionssicheren Aufbewahrung, Backups der kurzfristigen Wiederherstellung nach Ausfällen.
Wie lange müssen Unternehmen E-Mails aufbewahren?
Geschäftsrelevante E-Mails in der Regel 6–10 Jahre – abhängig von GoBD, HGB und AO.
Werden auch gelöschte E-Mails archiviert?
Ja, bei Journaling-Archivierung ist dies möglich – für vollständige Compliance besonders wichtig.
Können archivierte E-Mails manipuliert werden?
Nein, revisionssichere Systeme verhindern Veränderungen und dokumentieren alle Zugriffe.
Funktioniert Archivierung auch mit Microsoft 365?
Ja, durch native oder externe professionelle Archivierungslösungen.
Wie groß ist der Implementierungsaufwand?
Je nach System meist ein überschaubarer Projektumfang – Rühlig übernimmt Planung, Einrichtung und Dokumentation.
Jetzt Kontakt aufnehmen!
