Dokumentenmanagement-System

Dokumentenmanagement: Die Digitalisierung von Unternehmensabläufen

Die individuellen Anforderungen und Herausforderungen unserer Kunde benötigen eine intelligente und dynamische Digitalisierungslösung – Dokumentenmanagement!

Die Digitalisierung revolutioniert sowohl das berufliche als auch das private Leben. Im privaten Leben werden E-Mails statt Briefe versendet, Dokumente in der Cloud gespeichert, Urlaubsfotos per Social Media mit Freunden geteilt. Selbst Banking wird mittlerweile per App erledigt.

Insbesondere das berufliche Leben verändert sich stetig im Zuge der Digitalisierung. Gearbeitet wird mittlerweile von überall aus: im Büro, im Homeoffice und unterwegs. Schreibtische werden in Form eines Smartphones in Hosentaschen mitgeführt.

Diese digitale Revolution des 21 Jahrhunderts birgt ein unglaubliches Wertschöpfungspotential für den deutschen Mittelstand. Gleichzeitig sollten Unternehmen auf diverse neue Herausforderungen achten.

Wie sieht die Arbeitssituation bei Mitarbeitern heute oft aus?

Mitarbeiter beschäftigen sich mit zeitaufwendigen suchen und recherchieren von benötigten Dokumenten, bei gleichzeitiger Vergrößerung des Aufgabengebietes.

Wie gehen die Unternehmen heute mit den komplexen Themen, wie Datenschutz und Compliance um?

Oftmals wird dieser Komplex aus Mitarbeiter,- und Zeitmangel, sowie daraus resultierenden fehlenden Überblick vernachlässigt.

Welches sind die häufigsten Gründe für wettbewerbsnachteile und geringes wirtschaftliches Wachstum?

Manuelle papiergebundene Arbeitsabläufe, sowie fehlende Automatisierung von Geschäftsprozessen führen zu überforderten Mitarbeitern und damit zur Bremse des Wachstums.

Die digitale Revolution wird mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) im Unternehmen möglich. DMS bietet eine umfangreiche und dynamische Softwarelösung, die geschäftsrelevante Informationen direkt mit den dazugehörigen Prozessen verbindet, sowie gesuchte Inhalte sofort findet. Es ist eine Plattform für bessere wirtschaftliche Entscheidungen.

Informationsinseln werden abgeschafft. Mitarbeiter haben somit mehr Zeit für innovative und wertschöpfende Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen und die Produktivität erhöhen!

Alles auf digitalem Wege!

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Viktor Lindenblatt

IT-Consultant / DocuWare Spezialist

„Bei Rühlig bin ich IT Consultant und gleichzeitig der Spezialist für Dokumentenmanagement-Systeme. Gemeinsam mit meinem Kunden ist es meine Aufgabe, die passende und wirtschaftlichste Digitalisierung Strategie zu finden, zu entwickeln und umzusetzen.

Die Kundenbestätigung nach erfolgreicher Umsetzung und die daraus resultierende Empfehlung, motivieren mich, sich weiterhin für die beste Lösung einzusetzen“.

Ein typisches Büro vor DMS

Das Büro nach einer erfolgreichen DMS Umsetzung

Unser Partner für DMS ist DocuWare. DocuWare bietet maximale Flexibilität in sämtlichen Anwendungsbereichen.

Typische Anwendungsbereiche sind:

  • Eingehende Rechnungen: Werden automatisch digitalisiert, verarbeitet und archiviert. Gleichzeitig werden die langsamen und manuellen Rechnungsprüfungen im Finanzbereich abgeschafft und durch einen digitalen Freigabe-Prozess ersetzt.
  • Personalarbeit: Sichere und Datenschutz konforme Personalakten durch Benutzerregelung. Elektronische Workflows für On,- und Offboarding von Mitarbeitern, Urlaubsplanung, Vertretungsregelungen und vieles mehr.
  • Kundenakte: Universelle Zugriffe auf alle relevanten Informationen. Speicherung der gesamte Korrespondenz, Verwaltung der Vertragsversionen, sowie die Steuerung der digitale Signaturen (digitale rechtskonforme Unterschrift).
  • Poststelle: Digitalisierung der eingehenden Post. Einfache Verteilung mit schnellem Zugriff für alle Mitarbeiter.
  • Vertrieb: Stetigen Zugriff auf aktuelle Marketing-Materialen, Verkaufsunterlagen, sowie Angebote und Präsentationen– auch unterwegs.
  • Controlling: Archivierung kritischer Dokumente. Schnellere Vorbereitung von Audits. Souveräner Umgang mit Prüfungsinstanzen unter Einhaltung der Vorschriften des aktuellen Datenschutzstandards.
  • Und viele mehr!

Wollen Sie Ihr Unternehmen digitalisieren? Dann vereinbaren Sie gerne ein Beratungstermin mit mir, ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!

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